Προστασία προσωπικών στοιχείων ιδιοκτήτη εταιρείας: domain, email & έδρα

Όταν ιδρύετε μια εταιρεία, μπαίνετε συχνά σε έναν αυτοματισμό που δύσκολα ξεκαθαρίζει αργότερα: δίνετε παντού τα προσωπικά σας στοιχεία για λογαριασμό της εταιρείας. Το προσωπικό gmail γίνεται email επικοινωνίας, το κινητό σας γίνεται τηλέφωνο της επιχείρησης, η διεύθυνση του σπιτιού γίνεται έδρα, και το όνομά σας εμφανίζεται ως υπεύθυνος σε κάθε φόρμα, καταχώριση και πλατφόρμα. Με τον καιρό, τα προσωπικά και τα εταιρικά μπλέκονται τόσο ώστε η εταιρεία, πρακτικά, «φοράει» τον ιδιώτη.

Σε αυτόν τον οδηγό ξεχωρίζουμε δύο πράγματα που συχνά συγχέονται: τι δημοσιεύεται υποχρεωτικά από τον νόμο (και δεν γίνεται να το αποφύγετε) και τι εκθέτετε άσκοπα εσείς οι ίδιοι — και μπορείτε να το σταματήσετε με μια σωστή εταιρική υποδομή.

Το πρόβλημα: η εταιρεία «φοράει» τα προσωπικά σας στοιχεία

Σκεφτείτε πού βρίσκεται σήμερα το προσωπικό σας email ή κινητό: στο ΓΕΜΗ, στην ιστοσελίδα (αν υπάρχει), στα τιμολόγια, στο Google, στα social, σε καταλόγους, σε φόρμες επικοινωνίας, ίσως και στο WHOIS ενός domain που καταχωρίσατε στο όνομά σας. Κάθε ένα από αυτά είναι ένα σημείο όπου ο ιδιώτης και η εταιρεία ταυτίζονται.

Οι συνέπειες δεν είναι θεωρητικές: spam και phishing στο προσωπικό σας inbox, κλήσεις εκτός ωραρίου στο κινητό σας, η διεύθυνση του σπιτιού σας εκτεθειμένη σε πελάτες και προμηθευτές, και — το πιο υποτιμημένο — η εικόνα μιας επιχείρησης που μοιάζει με χόμπι, όχι με εταιρεία. Ένα info@onoma-etaireias.gr εμπνέει διαφορετική εμπιστοσύνη από ένα giannis1985@gmail.com.

Τι δημοσιεύεται υποχρεωτικά (και δεν αλλάζει)

Ας είμαστε ξεκάθαροι, γιατί εδώ γίνονται πολλά λάθη: ορισμένα στοιχεία της εταιρείας πρέπει να είναι δημόσια. Το ΓΕΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο) είναι μητρώο δημοσιότητας — η επωνυμία, ο αριθμός ΓΕΜΗ, η έδρα και, για ορισμένες μορφές όπως η ΙΚΕ, τα ονόματα και οι διευθύνσεις των εταίρων και των διαχειριστών καταχωρίζονται και είναι προσβάσιμα. Αυτό είναι υποχρέωση του νόμου (βλ. άρθρο 47 για τις ΙΚΕ και δημοσίευση αριθμού ΓΕΜΗ) και δεν «κρύβεται» με καμία τεχνική λύση.

Ο στόχος, επομένως, δεν είναι να αποφύγετε τη νόμιμη δημοσιότητα — είναι να μην προσθέτετε εσείς, εθελοντικά, άλλα δέκα σημεία έκθεσης πάνω από αυτήν.

Τι εκθέτετε άσκοπα (και μπορείτε να σταματήσετε)

Εδώ βρίσκεται όλο το περιθώριο βελτίωσης. Τα παρακάτω δεν τα επιβάλλει κανείς — τα επιλέγετε εσείς, συνήθως από συνήθεια:

• Προσωπικό email ως εταιρικό: ένα gmail/hotmail στην ιστοσελίδα, στα τιμολόγια και στις προσφορές. Αντικαθίσταται από εταιρικό email στο δικό σας domain.
• Προσωπικό κινητό ως τηλέφωνο επιχείρησης: εκτεθειμένο παντού, χωρίς διαχωρισμό ωραρίου ή δυνατότητα μεταβίβασης αν αλλάξει ο υπεύθυνος.
• Διεύθυνση σπιτιού ως διεύθυνση επικοινωνίας: άλλο η έδρα στο ΓΕΜΗ, άλλο να διαφημίζετε τη διεύθυνση του σπιτιού ως σημείο επαφής σε κάθε κανάλι.
• Domain στο προσωπικό σας όνομα με εκτεθειμένο WHOIS: τα στοιχεία κατόχου ενός domain μπορεί να είναι ορατά δημόσια.
• Καμία εταιρική ιστοσελίδα: χωρίς δικό σας σημείο αναφοράς, η «παρουσία» σας γίνεται ένα προσωπικό προφίλ σε πλατφόρμα τρίτου.

Το μοτίβο είναι κοινό: όσο δεν υπάρχει εταιρική υποδομή, τη θέση της παίρνει ο ιδιώτης.

Η εταιρική λύση: domain, email, έδρα, σελίδα

Η λογική είναι απλή: δημιουργείτε μια ξεχωριστή, εταιρική «ταυτότητα επικοινωνίας» που στέκεται ανάμεσα σε εσάς και τον κόσμο. Τέσσερα κομμάτια:

• Δικό σας domain (π.χ. onoma-etaireias.gr): η βάση για όλα τα υπόλοιπα. Δείτε γιατί κάθε εταιρεία χρειάζεται δικό της domain.
• Εταιρικά email πάνω στο domain (info@…, onoma@…): επαγγελματικά, μεταβιβάσιμα, ανεξάρτητα από το προσωπικό σας gmail. Δείτε εταιρικό email αντί για gmail.
• Διεύθυνση επικοινωνίας της εταιρείας: πώς να μην προβάλλετε τη διεύθυνση του σπιτιού σε κάθε σημείο. Δείτε έδρα εταιρείας vs σπίτι.
• Εταιρική ιστοσελίδα: το σταθερό σημείο αναφοράς όπου παρουσιάζονται τα εταιρικά (όχι τα προσωπικά) στοιχεία.

Και μια πρακτική σημείωση για τα προσωπικά στοιχεία ως άτομο: δείτε και τους κινδύνους του προσωπικού gmail και κινητού στην επιχείρηση.

Από πού να ξεκινήσετε

Αν ξεκινάτε τώρα, η σειρά είναι: domain → εταιρικά email → ιστοσελίδα, με τη διεύθυνση επικοινωνίας να μπαίνει σωστά από την αρχή. Αν λειτουργείτε ήδη με προσωπικό gmail και κινητό, η μετάβαση γίνεται σταδιακά — πρώτα στήνετε την εταιρική υποδομή και μετά αλλάζετε τα στοιχεία επικοινωνίας σε site, τιμολόγια, Google και social.

Το κόστος είναι μικρό σε σχέση με την αξία του διαχωρισμού: μια εταιρεία που μοιάζει με εταιρεία, κι εσείς που δεν δέχεστε τα προβλήματα της επιχείρησης στο προσωπικό σας inbox και τηλέφωνο.

Το άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν υποκαθιστά νομική συμβουλή. Για τις υποχρεώσεις δημοσιότητας της εταιρείας σας, επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας ή στο ΓΕΜΗ.

Διαβάστε επίσης

• Εταιρικό domain: γιατί το χρειάζεστε
• Εταιρικό email αντί για gmail
• Έδρα εταιρείας vs σπίτι